“유학생 서류 관리, AI가 대신한다”…하이어보드, 전국 대학 부처 100곳 돌파

인공지능(AI) 유학생 관리 솔루션 ‘하이어보드(HireBoard)’를 도입한 대학 부처가 100곳을 넘어섰다.

26일 업계에 따르면 외국인 유학생의 비자·체류 행정을 디지털로 전환하는 기업 하이어다이버시티의 하이어보드를 도입한 전국 대학 국제처·국제교류팀·언어교육원 등이 100곳을 돌파했다.

하이어보드는 대학의 외국인 유학생 관리 업무를 보조하는 AI 에이전트다. 지난 2월13일 시연회와 함께 서비스를 출시한 이후 도입 대학이 꾸준히 늘며 국내 대학 국제교류 부서로 빠르게 확산되고 있다.

그동안 대학의 유학생 담당자는 수백에서 수천명에 이르는 학생의 비자 서류를 엑셀 명단과 수기 대조로 관리하고, 체류기간 만료일은 법무부 시스템에서 직접 조회해야 했다. 담당자 한 명이 감당하기 어려운 규모의 행정이 수작업으로 처리돼 온 셈이다.

하이어보드는 수작업으로 진행되던 서류 관리를 AI 기술로 자동화했다. 학생에게 배포되는 ‘하이어비자’ 앱으로 서류를 수집하고 정합성을 자동 검증한 뒤, 학사 관리와 출입국 관리 필요성에 따라 서류를 자동 매칭한다. 학교마다 파일 형식과 이름 표기가 달라도 AI가 학생별로 서류를 분류·매칭하기 때문에, 담당자는 파일을 올리기만 하면 시스템이 나머지를 처리한다.

공문 접수용, 외국인등록증 발급자 등 자주 쓰는 명단도 체류자격(D-2 학부·석사·박사, D-4 어학연수 등) 기준으로 바로 내려받을 수 있으며, 다국어 소통 편의 기능도 제공한다.

하이어보드는 단순한 관리 도구가 아니라 대학의 교육국제화역량 인증제(IEQAS) 대응 파트너로서의 역할을 할 수 있다. EQAS는 교육부와 법무부가 매년 공동 시행하는 대학 평가로, 외국인 유학생 불법체류율이 핵심 지표다.

이를 위해 체류 만료 현황을 학생 목록에서 한눈에 확인하고 특별 관리 대상 학생을 조기에 식별해 IEQAS 실태조사를 상시 대비하는 기능을 고도화하고 있다. 16개 언어로 제공되는 한국법령이해교육을 지원해 담당자가 이수율 확인부터 실태조사 제출용 명단 추출까지 처리할 수 있게 했다.

유학생 아르바이트(시간제 취업) 허가 절차를 체계적으로 지원하는 서비스도 설계 중이다. 하반기 출시를 목표로 하고 있다. 불법 취업을 사전에 방지하고 대학의 학사 관리 부담을 줄이면서 유학생을 보호하는 것이 목표다. 해당 서비스가 시행되면 아르바이트를 원하는 유학생들 역시 학교와 출입국 사무소를 오가며 실물 서류를 제출, 허가를 받아야 했던 수고를 덜 수 있게 된다.

여권과 외국인등록증 등 유학생들의 민감정보를 다루는 만큼 개인정보 관리에도 만전을 기하고 있다. 정보보호 및 개인정보보호 관리체계(ISMS) 인증 심사도 통과했다. ISMS는 기업이 주요 정보자산 보호를 위해 구축·운영하는 정보보호 관리체계가 인증 기준에 적합한지 심사해 인증을 부여하는 제도다.

심화용 하이어다이버시티 대표는 “유학생 담당자 한 분이 감당하는 행정 업무는 학생 수백 명의 학업과 체류가 걸린 일”이라며 “100개 이상의 부처가 하이어보드를 선택해 주신 것은 기술보다 신뢰의 결과라고 생각한다. 앞으로는 IEQAS 대응, 법령 교육, 취업 허가까지 유학생 관리의 전 과정을 함께하는 파트너가 되겠다”고 말했다.

이소연 기자 soyeon@kukinews.com